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能力強的人，怎麼整理辦公桌：〔圖解〕恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致

出版日期：2013年 5 月4 日
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工作能力強的人，
　　一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，
　　已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
　　你能嗎？

　　請問，你目前的辦公桌：
　　□ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？
　　□ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？
　　□ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？
　　□ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？

　　除了捨、活、續之外，
　　你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找，
　　讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。

　　本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的？

　　◎整理是為了效率，整頓不是為了整齊。
　　整理是「丟掉」不要的東西，「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。

　　◎文件「站」起來，工作效率才會高。
　　能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。

　　◎ 充分利用「六三一法則」。
　　不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中。

　　◎ 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。
　　高效率的人有兩個做決定的祕密武器：（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）；（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。

　　◎桌上一定有這三樣東西：能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
　　這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，已經明確知道今天該做什麼事。

　◎ 他們，一定準備好提升效率的7大道具：
　　訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？

　　◎電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。
　　你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？
　　收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？不懂得方法，上班時間就會被信件占據。

　　除了以上幾個方法，壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。

　　整理辦公桌就是整理腦袋！所以，請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

作者簡介

壺阪龍哉

　　日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。

　　40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

譯者簡介

劉錦秀

　　東吳大學日文系畢，曾任出版社國際版權部經理，譯有《一張表格催出業績，不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》（以上大是文化出版）、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。